Bir doktor iki şirkete iki CRM yazdı

Sorun

Aytaç Keskinege tıp doktoru; İstanbul’da yirmi beş yıllık ELAB Laboratuvarı’nın kurucusu ve sahibi. Yıllardır Atina’da yaşıyor, işini iki ülke arasında yürütüyor.

Başladığımızda yapay zekayı zaten günlük olarak kullanıyordu — ama tarayıcıdaki sohbet penceresinin dışına hiç çıkmamıştı:

“Baktım ki her şeye onu kullanıyorum. Bütün angarya yazışma işlerini onunla yapıyorum.”

Girişimcilik fikirlerinde ise hep aynı yerde tıkanıyordu:

“Ben hep girişimcilik projelerine çok uğraştım. Hep takıldığımız nokta yazılım tarafıydı.”

Şirket tarafındaki tablo tanıdıktı. Satış performansı Excel dosyalarında takip ediliyordu, süreçlerin hangi aşamada olduğu kimsenin göremediği bir yerde — insanların kafasında — duruyordu. Bir iş aksadığında refleks de belliydi:

“Bizim burada bir şey aksasın, hemen ‘O iş için birisini alalım’ diyoruz. Ben dedim, bunu otomatize edemiyor muyuz?”

Başlangıç noktası

Teknik geçmişi yok değildi ama üretimden uzaktı: yıllar önce yazdığı bir program dışında kod yazmamış, bugün kullandıkları laboratuvar yazılımının danışmanı olsa da veri tabanına hiç dokunmuyordu.

Ne istediği ise ilk günden netti: kendi işinin sayılarını, kimseden rapor istemeden, kendi görebilmek.

Süreç

Birebir, ekran paylaşımıyla, onun bilgisayarında. Sunum yok — ilk oturumda çalışan bir şey çıktı, sonrası hep kendi işindeki gerçek tıkanma üzerinden gitti.

Yöntemin belkemiği

1. Arayüzle değil komut satırıyla çalışmak. Panellerde tek tek tıklamak yerine kurulumu modelin kendisine yaptırdık; bu alışkanlığı kalıcı hafızasına yazdırdık.
2. Önce konuşmak, sonra yazmak. Her yeni özellik plan moduyla başladı. En çok zaman kazandıran şey bu oldu.
3. Modelin beyanına değil kayda bakmak. “Yaptım” demesi yeterli değil; sonucu bağımsız bir yerden doğrulamak gerekiyor. Bunun neden önemli olduğu aşağıda.

Dersler arasında ne oldu

Bu vakayı ayıran şey oturumlarda olanlar değil, aralarında olanlar. Kimse ödev vermedi; her seferinde yaptıklarıyla geldi.

İlk oturumdan sonra bilgisayarını temizletti, 330 GB yer açtı, antivirüsünü değiştirdi — ve üstüne küçük bir oyun yazıp arkadaşlarına gönderdi.

Bir sonrakine gelirken on binden fazla gereksiz e-postasını temizletmiş, aylardır doldurmaya üşendiği formu doldurtmuş, her sabah dokuzda beş siteden haber özeti gönderen bir sistem kurmuştu.

“Ben önce gereksiz çöplük e-mailleri bir temizle dedim. Bayağı bir, 10 bin küsur maili temizledi.”

“Web sitelerini bulmak, isim bulmak falan benim bütün günümü yerdi.”

Bunların hiçbiri uygulama geliştirme değil. Bir doktorun gününü yiyen angarya. Ama sıradaki adımı mümkün kılan şey bunlardı.

Rolün değiştiği an

Ve sonra gündem elimizden çıktı. O güne hazırladığım konular vardı ama Aytaç Bey, araya giren iki hafta içinde ikinci bir şirket için baştan sona bir CRM yazmış olarak geldi. Kimse söylemeden, ders arasında, tek başına.

Dersin konusu kendiliğinden değişti: yeni bir şey öğretmek yerine onun yazdığı sistemi gözden geçirdik, canlıya aldık ve e-posta altyapısını kurduk.

Bu vakanın asıl hikâyesi burada. Öğretilen şey bir araç değil, bir refleks olmuştu.

Ne çıktı

Sistemlerin ne yaptığını anlatmadan önce, hepsinin neye yaradığını iki kelimede özetleyen an:

Bu, satış temsilcilerinin performans panelini ilk kez birlikte gezerken geçti. Aynı gün ekledi:

“Bunları görememek şirket için ciddi körlük.”

Yapay zekanın işe yaradığı yer tam olarak burası: yeni bir şey yapmak değil, zaten yapman gereken ama göremediğin şeyi görünür kılmak.

Laboratuvarın satış sistemi — kendi sunucusunda çalışıyor. 4.300 doktor ve kurum kaydı, doktor segmentasyonu, satış temsilcisi ataması ve prim sistemi, cep telefonundan sesle ziyaret notu, şablonlu teklif e-postası, hedef ve performans takibi.

İkinci sistem — üç dilli (Türkçe, İngilizce, Yunanca). Proje ve daire yönetimi, müsait/rezerve/satıldı durumu, belge yönetimi ve otomatik gönderim, beş rollü yetki matrisi, ödeme planı ve kademeli otomatik hatırlatma, e-posta kayıt paneli, müşteri portalı.

Sistemler çalışmaya başladıktan sonra söylediği cümle, bu sayfadaki en pahalı cümle:

“Ben bu işi bir bilseydim, bizim ELAB’ın hasta programını yeniden yazardım.”

Yirmi beş yıllık şirketin en temel yazılımı. Yapabileceğini bilmediği için yapmamış.

Kolay olmadı

1. E-posta gönderimi tek bir derste bitmedi. Servis limitleri, karıştırılan iki farklı anahtar, doğrulanmamış gönderici adresi ve alan adı kayıtlarındaki eksikler üst üste geldi. Sorun ancak birkaç oturum sonra, tüm doğrulama kayıtları “PASS” görülerek kapandı. Arada şirketin bilgi işlem sorumlusunu canlı aramak gerekti.

2. Yapay zeka “gönderdim” dedi ama göndermemişti. Uygulama e-postayı yolladığını söylüyor, servis tarafındaki sayaç kıpırdamıyordu. Bunun üzerine “modelin beyanına değil kayda bak” disiplinini kurduk — sisteme e-posta kayıt paneli zaten bu yüzden eklendi.

3. Sorun her zaman kodda değildi. Bir oturum neredeyse tamamen bozuk çerez ve tarayıcı önbelleği yüzünden gitti; suçlu sonradan bir tarayıcı eklentisi çıktı. Bir başkasında güvenlik yazılımının yapay zeka koruması engelliyordu.

4. Bir oturumun yarısı veri kurtarmaya gitti. Kurulum bozulunca geçmiş oturumlar arayüzde görünmez oldu. Projeler güvendeydi — çünkü hepsi sürüm takibindeydi. Görünmeyen şey sohbet geçmişiydi.

5. Bitmeyen işler de var. Belgeden bilgi okuma hâlâ tam çalışmıyor, son dağıtım adımı elle tetiklenerek tamamlandı. Bu bir “her şey mükemmel oldu” hikâyesi değil.

“Gece 2.30’da yatıyorum. 6’da kalkıyorum, oturuyorum.”

“Bu iş yüzünden sosyal hayatımız bitti. :))”

Bunlar da vakanın parçası. Yapay zeka işi kolaylaştırıyor, ortadan kaldırmıyor.